Gedragsprotocol

Museum de Fundatie hecht veel waarde aan professionaliteit, integriteit en veiligheid in de samenwerking met het museum. Dit protocol bevat een samenvatting van de belangrijkste richtlijnen waaraan iedereen die voor het museum werkt zich moet houden. Of het nu gaat om een medewerker, zzp’er, stagiair, vrijwilliger, kunstenaar of andere opdracht-/werkvorm, hierna aangeduid als “medewerker”; we verwachten van iedereen dat deze richtlijnen worden nageleefd.

Museum de Fundatie heeft gedragsregels beschreven voor onderstaande onderwerpen:

1.1. Toegang tot de gebouwen en terreinen is beperkt tot bevoegde personen, waaronder medewerkers. Daarbij gelden de aangewezen dagen en tijden zoals vastgelegd.

1.2. Medewerkers volgen de Huisregels en veiligheidsinstructies.

1.3. Medewerkers mogen onbevoegden geen toegang verschaffen.

1.4. In geval van ongeoorloofde aanwezigheid kunnen passende maatregelen worden genomen, waaronder het inschakelen van beveiligingspersoneel.

2.1. Medewerkers dienen bij te dragen aan een veilige en gastvrije omgeving door hoffelijk gedrag en respect te tonen in alle interacties met anderen. Van alle medewerkers binnen het museum wordt daarom verwacht dat zij zich professioneel, respectvol en integer gedragen ten opzichte van zowel bezoekers als de andere medewerkers en derden.

2.2. Discriminatie, intimidatie, bedreiging, pesten, agressie, geweld of ander ongewenst gedrag wordt niet getolereerd en kan leiden tot maatregelen, waaronder ontzegging van toegang tot de gebouwen en terreinen of juridische stappen.

3.1. Het museum verstrekt in voorkomende gevallen materialen en middelen voor een goede uitoefening van het werk. Bij het uitvoeren van werkzaamheden voor het museum dient zorgvuldig omgegaan te worden met de gehanteerde materialen en middelen. Deze middelen mogen niet voor andere doeleinden gebruikt worden en mogen niet uitgeleend worden aan anderen buiten het museum. Voor de bescherming van persoonlijke eigendommen biedt het museum afsluitbare lockers en kasten.

4.1. Het museum hecht grote waarde aan de privacy van medewerkers, bezoekers en derden. Medewerkers dienen zorgvuldig en discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie, zoals bedrijfsgegevens, persoonsgegevens, klantgegevens en andere gevoelige documenten.

4.2. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

4.3. Medewerkers mogen zonder expliciete toestemming geen persoonlijke of vertrouwelijke gegevens delen met derden.

4.4. Medewerkers zijn ook verplicht om vertrouwelijke documenten veilig op te bergen en digitale informatie adequaat te beveiligen volgens de instructies van het museum.

4.5. Elk vermoeden van misbruik, verlies of onbevoegde toegang tot vertrouwelijke gegevens moet onmiddellijk worden gemeld bij de verantwoordelijke afdeling.

4.6. Ongeoorloofde toegang tot of verspreiding van persoonsgegevens is strikt verboden en kan leiden tot disciplinaire maatregelen of juridische consequenties.

5.1. Het museum hanteert een zorgvuldig veiligheidszorgbeleid dat toeziet op de beveiliging van gebouwen, medewerkers, bezoekers en collecties. Er zijn protocollen en instructies beschikbaar voor het omgaan met persoonsgegevens en bedrijfsgegevens, deze dienen te worden gevolgd. De basisprincipes zijn:

• Clean desk policy;
• Werk altijd binnen de beveiligde ICT-omgeving;
• Instructies in het kader van dataveiligheid waaronder wachtwoordbeheer dienen te worden opgevolgd;
• Gebruik alleen werk gerelateerde apps op apparaten die door het museum zijn verstrekt;
• Maak geen gebruik van onbeveiligde wifi-netwerken.

5.2. Bij verlies of diefstal van een laptop, mobiele telefoon of sleutel van het museum, wordt dit direct gemeld bij het Hoofd Techniek & ICT, zodat de apparatuur geblokkeerd kan worden.

6.1. Iedereen binnen de gebouwen en op de terreinen is verplicht de geldende veiligheidsvoorschriften en -instructies strikt op te volgen. Dit omvat onder andere:

• Het naleven van algemene veiligheidsinstructies;
• Het naleven van brandveiligheidsmaatregelen en noodprocedures;
• Het volgen van aanwijzingen van bevoegde medewerkers, zoals beveiligingspersoneel of bedrijfshulpverleners (BHV’ers);
• Het niet blokkeren van nooduitgangen, vluchtroutes of camera- en veiligheidsapparatuur;
• Het melden van gevaarlijke situaties of incidenten aan de verantwoordelijke instanties.

7.1. Museum de Fundatie hecht veel waarde aan integriteit en transparantie. Als er werkzaamheden worden uitgevoerd namens het museum mag de medewerker geen geschenken of financiële voordelen aannemen of aanbieden die de samenwerking kunnen beïnvloeden.

7.2. Deelname aan commerciële activiteiten moeten vooraf worden afgestemd met het museum om te waarborgen dat dit binnen het beleid en de reputatie van het museum past.

8.1. Museum de Fundatie volgt de wetgeving en is aangesloten bij Pictoright. Reproducties van rechtenvrije werken worden volgens hoge kwaliteitseisen en duurzame normen vervaardigd.

Ook van de medewerker wordt zorgvuldige naleving van beeld- en auteursrechten verwacht.

Werk dat in opdracht van het museum wordt ontwikkeld, valt onder het beeld- en auteursrecht van het museum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

9.1. Museum de Fundatie mag een object alleen verwerven als de directeur zeker is van een deugdelijk herkomstbewijs en kan aantonen dat het object niet illegaal is verkregen.

9.2. Schenkingen en legaten met voorwaarden die in strijd zijn met het museumbeleid, de integriteit van het museum of de wetgeving worden geweigerd.

9.3. Voor elke medewerker verwachten we gedrag wat in lijn is met bovenstaande.

10.1. Alle medewerkers binnen het museum zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met eigendommen van het museum en van derden.

10.2. Bij schade aan gebouwen, apparatuur, meubilair of andere middelen dient dit direct te worden gemeld bij de verantwoordelijke afdeling.

10.3. Opzettelijke schade of nalatigheid in gedrag kan leiden tot financiële aansprakelijkheid of andere sancties.

10.4. Indien een persoon schade toebrengt aan derden zal het museum de situatie beoordelen en passende maatregelen nemen.

11.1. Het Museum de Fundatie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen van medewerkers of derden, tenzij er sprake is van aantoonbare nalatigheid.

11.2. Medewerkers worden geacht zorgvuldig om te gaan met de eigendommen van het museum als ook de persoonlijke bezittingen, en om waardevolle spullen niet onbeheerd achter te laten.

11.3. In geval van schadeclaims of aansprakelijkheidskwesties zal de organisatie handelen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

12.1. Het zelfstandig leggen van contacten met de pers en media en het genereren van publiciteit voor museumprojecten en/of activiteiten is niet toegestaan, tenzij na overleg met en in expliciete opdracht van het museum.

12.2. Een medewerker dient de pers en media dan ook niet zelf te woord te staan, tenzij deze hiertoe een directe opdracht krijgt.

12.3. Alle contacten met de pers en media worden conform de richtlijnen afgehandeld door de afdeling Marketing & Communicatie.

13.1. Het is medewerkers niet toegestaan voor eigen professionele en commerciële doeleinden en zonder toestemming van het museum foto’s, films of geluidsopnames te maken van het museum, bezoekers, andere medewerkers en derden, het programma, collectie, de gebouwen, terreinen etc.

13.2. De richtlijnen in dit Gedragsprotocol, waaronder de AVG, Privacy beleid en de wetgeving m.b.t. beeld- en auteursrecht zijn hierop van toepassing.

13.3. Het museum is niet aansprakelijk voor enige aansprakelijkheidsstelling die hieruit zou kunnen voortvloeien, en zal bij eventuele schade passende maatregelen treffen.

14.1. Er wordt verwacht van de medewerker dat er op een professionele, veilige en verantwoordelijke manier wordt omgegaan met sociale media gebruik en technische middelen.

14.2. Van medewerkers wordt verwacht dat zij geen berichten schrijven met vertrouwelijke of privacygevoelige informatie en geen negatieve berichten verspreiden over het museum of wat zich binnen de organisatie afspeelt.

15.1. In toepassing van de wet- en regelgeving m.b.t. arbo- en veiligheidszorg is het gebruik van alcohol en drugs tijdens het werk niet toegestaan.

15.2. Personeelsborrels tijdens en na werktijd op de werkplek vinden alleen plaats na expliciete toestemming van de directie. Dat betekent dat er ook geen alcohol aanwezig is op de werkplek, in pantry’s e.d., zonder toestemming van de directie.

15.3. Bij openingen van tentoonstellingen mag met mate alcohol worden genuttigd door de medewerkers, tenzij je een toezichthoudende functie hebt.

16.1. Museum de Fundatie verwacht dat de medewerker zich houdt aan de ethische- en gedragscode voor de sector (ICOM en Museumvereniging).

16.2. Ook dient de medewerker zich te houden aan de AVG-richtlijnen en het Privacy-beleid van Museum de Fundatie.

16.3. Verder zijn van toepassing de Huisregels, Bezoekersvoorwaarden, Algemene voorwaarden, de uitgebreide Regeling Gedragsprotocol, de Regeling Ongewenst Gedrag en de Regeling Melden van (vermoeden van) misstanden.

16.4. Museum de Fundatie beschikt over een externe Vertrouwenspersoon voor alle medewerkers. De contactgegevens zijn te vinden op intranet (Oneteam) en de koffieruimtes van de verschillende gebouwen.

16.5. In voorkomende gevallen kan voorafgaand aan de start van het werk een VOG als randvoorwaarde worden vereist.